Origen Veracruz México
Centro de Control Operativo
Manual de uso para el equipo operativo. Todo lo que necesitas saber para manejar la app de principio a fin.
📋 Versión 3 Final · 2026
Introducción
Cómo usar esta guía
Diseñada para que cualquier persona del equipo entienda la app en 20 minutos.
📖
Navega por el índice
Usa el menú lateral o el índice interactivo para ir directo al módulo que necesitas.
🎯
Una sección a la vez
Cada módulo tiene su propia pantalla con objetivo, botones y ejemplo real.
🔄
Flujo recomendado
La sección "Flujo completo" muestra el camino de principio a fin de una operación real.
Colores por tipo de acción
Naranja = Empaque y producción Azul = Logística y embarques Rojo/Amarillo = Pendientes y alertas Verde = Pagos Morado = IA y Juntas
Visión general
Mapa general de la app
El sistema tiene 12 módulos que forman un ciclo operativo completo.
📦 SKUs
→
📋 Lote
→
✅ Checklist
→
🏭 Orden Mixta
→
📧 Instrucciones fábrica
↓
✈️ Instrucciones broker
→
📦 Tracker embarque
→
🛬 Llegada a destino
↓
🎙️ Junta Zoom
→
🤖 IA extrae pendientes
→
🎯 Centro Operativo
→
💵 Payment Request
Lo que resuelve la app
Oralia ya no necesita recordar qué papel lleva cada vitola, qué código de barras va en cada caja, a quién le mandó qué correo o qué quedó pendiente en la junta. La app lo registra todo y lo mantiene disponible desde cualquier computadora.
Índice
Selecciona un módulo
Haz clic en cualquier tarjeta para ir directo a esa sección.
Módulo 1
Dashboard
Vista general del estado operativo del día
Módulo 2
Inventario
Stock de materiales de empaque en tiempo real
Módulo 3
Nueva orden
Calcular materiales para un SKU específico
Módulo 4
Instrucciones fábrica
Generar WA o correo para fábrica por orden
Módulo 5
Instrucciones broker
Generar instrucciones de envío con 4 salidas
Módulo 6
Diccionario SKUs
Tabla maestra de productos con barcodes y Odoo
Módulo 7
Lotes + Checklist
Agrupar SKUs por lote y verificar componentes
Módulo 8
Orden Mixta
Generar instrucción consolidada de todo el lote
Módulo 9
Juntas con IA
Subir transcripción de Zoom y extraer pendientes
Módulo 10
Centro Operativo
Registro maestro de todos los pendientes y tareas
Módulo 11
Tracker
Seguimiento de lotes desde fábrica hasta destino
Módulo 12
Payment Requests
Control de pagos y cobros por embarque
Módulo 1
Dashboard — Inicio
La primera pantalla que ve Oralia al abrir la app. En 30 segundos sabe qué requiere atención hoy.
¿Para qué sirve?
Ver el estado operativo completo de un vistazo: embarques activos, problemas, documentos pendientes, tareas urgentes y llegadas próximas.
¿Cuándo usarlo?
Al iniciar el día, antes de cualquier acción. Es el punto de partida obligatorio.
Las 5 tarjetas
1. Embarques activos — cuántos lotes están en proceso
2. Requieren atención — detenidos, fechas vencidas, docs faltantes
3. Documentos pendientes — facturas, packing lists, pedimentos, AWB
4. Pendientes operativos — tareas urgentes del Centro Operativo
5. Llegadas próximas — embarques que llegan esta semana
Qué hacer con cada tarjeta
Cada tarjeta es clickeable — al hacer clic va directo al módulo correspondiente.

Si la tarjeta 2 (Requieren atención) está en rojo, hay un problema activo que resolver antes de avanzar.
Ejemplo práctico
Oralia abre la app lunes por la mañana. Dashboard muestra: 2 embarques activos, 1 detenido, 3 documentos faltantes (2 packing list, 1 AWB), 4 pendientes del Centro, 1 llegada esta semana. Sabe exactamente por dónde empezar sin preguntar a nadie.
Módulo 2
Inventario de materiales
Stock en tiempo real de los 17 materiales de empaque. Conectado a Supabase — cualquier cambio se ve en todos los dispositivos.
¿Para qué sirve?
Ver cuántos materiales quedan disponibles: anillas, cajas, barcodes, sellos, papel tissue, bolsas 4-pack, master cases y más.
¿Cuándo usarlo?
Antes de confirmar una orden de empaque. Si el stock es insuficiente, la app lo detecta automáticamente.
Botones principales
✎ Editar — ajuste manual del stock de cualquier material
El sistema descuenta automáticamente cuando se reserva una orden.
Qué revisar
Si un material aparece en rojo, está por debajo del mínimo.
Si aparece en verde, hay suficiente para la siguiente orden.

Ajustar el stock cuando llegue material nuevo de proveedor.
⚠️ Error común
No borrar ni reiniciar el inventario sin respaldo. Si los números no coinciden con la realidad física, hacer un ajuste manual con el botón ✎, no borrando todo.
Módulo 3
Nueva orden de empaque
Para cuando se necesita empacar un solo SKU. Calcula automáticamente todos los materiales necesarios.
¿Para qué sirve?
Crear una orden de empaque individual para un producto específico. La app calcula cuántas anillas, cajas, barcodes, sellos y papel tissue se necesitan según la receta.
Qué capturar
1. Marca → Línea → Vitola
2. Tipo de presentación (Caja 10, Bundle 25, 4-Pack)
3. Cantidad de puros
4. Tipo (producción, muestras, reposición)
Botones principales
Crear orden de empaque — guarda la orden y calcula materiales
Reservar materiales ✓ — descuenta del inventario
📋 Fábrica — genera instrucciones para fábrica
✈️ Broker — genera instrucciones de envío
Ejemplo práctico
Necesito empacar 300 Tierra Blanca Toro en Caja de 10. Selecciono: Casa 1910 → Tierra Blanca → Toro → Caja de 10 → 300 puros. La app calcula: 300 anillas TB Toro, 30 cajas, 300 barcodes individuales, 30 barcodes caja, papel tissue 18", molde Caja Toro.
Reglas automáticas que no hay que recordar
Toro y Robusto → Tissue 18" automático · Corona → Tissue 15" automático · Mexigars bundles → Sin tissue · 4-Pack → Bolsa especial. La app aplica estas reglas sola.
Módulo 4
Instrucciones para fábrica
Genera el mensaje para Jeanette y el equipo de fábrica en Veracruz. Dos formatos: WhatsApp y correo formal.
Botones principales
💬 WhatsApp — mensaje corto para mandar directo
📧 Correo formal — con asunto sugerido, detalles completos y solicitud de confirmación
Copiar — copia el texto al portapapeles
Qué incluye automáticamente
✓ Producto, cantidad, presentación
✓ Barcode caja e individual
✓ Papel tissue (18" o 15" o N/A)
✓ Molde de caja
✓ Alertas si hay materiales faltantes
✓ Solicitud de confirmación de recepción
¿Cuándo usarla?
Después de crear la orden y verificar que el checklist de materiales está completo. No mandar instrucciones si hay faltantes marcados en rojo.
⚠️ Error común
No cambiar manualmente los códigos de barras en el mensaje. Si un barcode está incorrecto, corregirlo primero en el Diccionario de SKUs y luego regenerar el mensaje.
Ejemplo práctico
Orden creada para 300 TB Toro. Clic en "📋 Fábrica" → se abre modal → clic en "Copiar" → pegar directo en WhatsApp a Jeanette. Todo en menos de 30 segundos.
Módulo 5
Instrucciones para broker
Genera las instrucciones de envío para la agencia aduanal, HAT USA y para los archivos internos. 4 salidas en un solo clic.
Las 4 salidas
💬 Broker MX (WA) — mensaje para la agencia aduanal
📧 Broker formal — correo con asunto sugerido
🇺🇸 HAT USA — aviso en inglés para Hola American Tobacco Miami
📋 Resumen interno — para archivos de Oralia
Qué capturar antes de copiar
✓ Cliente / destino (LIEB, Avolta, All American...)
✓ Consignatario
✓ Broker / agencia aduanal
✓ Fecha estimada de envío
✓ Si factura y packing list ya están listos
¿Cuándo usarla?
Cuando la orden ya está confirmada con fábrica y se necesita notificar al broker para coordinar el trámite aduanal.
Botón guardar en Centro Operativo
Al hacer clic en "+ Guardar como registro operativo", se crea automáticamente un pendiente de seguimiento en el Centro Operativo vinculado a esa orden.
Módulo 6
Diccionario Maestro de SKUs
La tabla maestra de todos los productos. Contiene barcodes reales, referencia Odoo y estado de cada SKU.
¿Para qué sirve?
Es la fuente de verdad de todos los productos. Cada vez que la app necesita un barcode o una regla de empaque, lo consulta aquí automáticamente.
Qué tiene cada SKU
✓ Código SKU interno
✓ Marca, línea, vitola, presentación
✓ Barcode individual y barcode caja/bundle
✓ SKU en Odoo y estado de conciliación
✓ Estado: Activo / Prueba / Descontinuado
Botones principales
✎ Editar — actualizar barcodes, SKU Odoo o estado
Filtros por marca — ver solo Casa 1910 o Mexigars
⚠️ Importante
El Ebano aparece en estado "Prueba". No activarlo hasta que Oralia confirme las recetas de empaque. Los 26 SKUs ya tienen sus barcodes reales cargados.
Módulo 7
Lotes + Checklist de componentes
La unidad real de trabajo de Oralia. Un lote agrupa varios SKUs por fecha y verifica que todos los componentes estén listos antes de empacar.
¿Para qué sirve?
Agrupar múltiples productos en un bloque de producción por fecha, y verificar por cada SKU si ya están listos los componentes: anillas, cajas, barcodes, sellos, papel, bolsas.
Flujo recomendado
1. Clic en "+ Nuevo lote"
2. Nombre del lote + fecha objetivo + destino
3. Clic en "+ Agregar SKU"
4. Seleccionar producto y cantidad
5. La app genera checklist automático
6. Marcar componentes como Listo / Falta / En pedido
7. Si algo falta → botón 🔔 crea alerta en Centro Operativo
Estados del checklist
✅ Listo — componente disponible
⚠️ Falta — stock insuficiente
📦 En pedido — se pidió al proveedor
🔶 Parcial — hay algo pero no suficiente
N/A — no aplica para este producto
Ejemplo práctico
Lote "26 mayo 2026" — TBT 1,800 puros, TBR 300 puros, CPT 1,800 puros. La app muestra que el barcode caja de TBR está marcado como Falta. Oralia hace clic en 🔔 y se crea el pendiente automáticamente en Centro Operativo.
Módulo 8
Orden Mixta de Empaque
Toma todos los SKUs del lote y genera una sola instrucción para fábrica. Un clic = todo listo para enviar.
¿Para qué sirve?
Evitar mandar un correo por cada producto. Un lote con 6 SKUs = una sola instrucción consolidada con todos los datos, barcodes, tissue y moldes.
3 formatos de salida
📧 Correo texto — con bloques por producto, resumen y checklist de confirmación
🌐 HTML Gmail — correo con tabla formateada, logo Casa 1910, colores y diseño profesional
💬 WhatsApp — mensaje corto con todos los datos esenciales
Instrucciones automáticas por destino
Si un SKU tiene destino FOR DUTY FREE → aparece con alerta amarilla y la instrucción de empacar separado
Si es Muestra → indica que el bundle no lleva código
Si hay Faltantes → el texto lo indica a fábrica
Cómo usar el correo HTML en Gmail
1. Clic en "⬇️ Descargar correo HTML"
2. Abre el archivo descargado en el navegador
3. Ctrl+A → Ctrl+C
4. Pegar en Gmail → se ve con logo y tabla formateada
Módulo 9
Juntas con IA
Sube la transcripción de cualquier junta de Zoom y la IA extrae automáticamente los pendientes, compromisos y decisiones.
¿Para qué sirve?
Oralia ya no tiene que tomar notas durante la junta con Suiza o USA. Al terminar, sube la transcripción, revisa los pendientes que detectó la IA, los confirma y quedan registrados con fecha y responsable.
Flujo recomendado
1. Clic en "+ Nueva junta"
2. Llenar título, fecha y participantes
3. Pegar la transcripción de Zoom (mínimo 50 caracteres)
4. Clic en "Guardar y analizar con IA →"
5. Revisar la lista de pendientes propuestos
6. Seleccionar los que aplican
7. Clic en "Crear pendientes en Centro Operativo"
Qué detecta la IA
✓ Tareas y pendientes con responsable
✓ Decisiones tomadas
✓ Follow-ups con fecha
✓ Incidencias mencionadas
✓ Temas de pago pendientes
✓ Referencias a lotes o SKUs
Cómo obtener la transcripción de Zoom
En Zoom: ve a "Recordings" → abre la grabación → busca el tab "Transcript" → selecciona todo → copia y pega en la app.
Módulo 10
Centro Operativo
El registro maestro de todos los pendientes, tareas, incidencias y follow-ups del equipo. Es la memoria operativa de Casa 1910.
¿Para qué sirve?
Centralizar TODO lo que está pendiente: tareas de fábrica, follow-ups con broker, incidencias de calidad, pendientes de juntas, pagos pendientes. Si no está aquí, no existe.
Tipos de registro
Tarea — algo que hay que hacer
Follow-up — hay que escribirle a alguien
Incidencia — algo salió mal
Pago — tema financiero
Embarque — relacionado a un envío
Documento — falta o hay error en un doc
Campos importantes
✓ Próxima acción — qué hay que hacer exactamente
✓ Fecha límite — cuándo debe resolverse
✓ Responsable — quién lo atiende
✓ Stakeholder — con quién hay que coordinarse
✓ Estado — Pendiente / En proceso / Bloqueado / Completado
⚠️ Error común
No crear registros duplicados. Antes de crear uno nuevo, revisar si ya existe uno similar en la lista. Usar los filtros por área y estado para encontrarlo.
Módulo 11
Tracker de Lotes y Embarques
Sigue cada lote desde que sale de fábrica hasta que llega a Miami, Praga o el destino final. 10 estados de progreso.
Los 10 estados
1. Planeado → 2. En empaque → 3. Listo en fábrica
4. Docs pendientes → 5. Docs listos
6. Con broker → 7. AWB confirmado
8. En tránsito ✈️ → 9. Llegó a destino → 10. ✓ Cerrado
+ ⚠️ Detenido (cuando hay un problema)
Botones principales
+ Nuevo embarque — crear vinculado a un lote
Cambiar estado — actualizar en qué paso va
AWB / Guía — registrar el número de vuelo
+ Agregar nota — dejar seguimiento con fecha
🔔 Alertar — si está detenido, crea alerta en Centro Operativo
Documentos automáticos
Al crear un embarque se generan automáticamente 4 documentos para marcar su avance:

📄 Factura comercial
📄 Packing list
📄 Pedimento
📄 AWB / Guía aérea
Ejemplo práctico
Lote mayo 2026 sale de fábrica. Oralia cambia estado a "Con broker", registra el AWB cuando lo confirman, marca los documentos como "Listo" y agrega nota "Vuelo confirmado para el martes". El Dashboard actualiza automáticamente.
Módulo 12
Payment Requests
Control de pagos y cobros relacionados a cada embarque. Para lo que nos deben los clientes y lo que debemos a brokers, fletes y proveedores.
¿Para qué sirve?
Registrar y dar seguimiento a todas las solicitudes de pago o cobro: pago al broker, flete internacional, factura pendiente de cliente, refacturación, diferencia de flete.
Estados de una solicitud
Borrador → Solicitado → En revisión
→ Aprobado → Pagado
+ Detenido / Cancelado
Alertas automáticas
🔴 Vencido — ya pasó la fecha límite
🟡 Vence hoy — hay que atenderlo hoy
⚠️ Falta documento — factura o packing list pendiente
🔒 Detenido — hay un problema que resolver
Salidas copiables
Cada solicitud puede generar:
💬 WhatsApp — resumen corto para mandar al cliente o proveedor
📧 Correo formal — con todos los detalles y solicitud de confirmación
Referencia
Flujo operativo completo
El camino de principio a fin de una operación real en Casa 1910.
1
Revisar Dashboard
Abrir la app → ver qué está pendiente, detenido o por llegar. Punto de partida siempre.
2
Crear lote con los SKUs del período
Pestaña Lotes → Nuevo lote → agregar todos los productos con cantidad y destino.
3
Verificar checklist de componentes
La app genera automáticamente el checklist. Marcar faltantes y crear alertas en Centro Operativo.
4
Generar Orden Mixta y mandar a fábrica
Botón "📋 Generar Orden Mixta" → descargar HTML → pegar en Gmail → mandar a Jeanette.
5
Generar instrucciones para broker
Botón "✈️ Broker" → llenar datos del envío → copiar WA o correo formal → mandar.
6
Crear embarque en Tracker
Pestaña Tracker → Nuevo embarque → vincular al lote → ir actualizando estado conforme avanza.
7
Registrar pendientes de la junta
Después de cada Zoom → pestaña Juntas → pegar transcripción → IA extrae pendientes → crear en Centro Operativo.
8
Crear Payment Request
Cuando hay pago pendiente al broker, flete o cobro a cliente → pestaña Pagos → Nueva solicitud → copiar mensaje.
9
Cerrar embarque
Cuando llegó a destino → cambiar estado a "Llegó a destino" → marcar documentos → cerrar.
Referencia
Checklist diario
Lo que Oralia debe revisar cada mañana antes de empezar el día.
Abrir Dashboard — ver qué tarjeta está en rojo y atenderla primero
☀️ Diario
Revisar tarjeta "Requieren atención" — embarques detenidos o fechas vencidas
☀️ Diario
Revisar documentos pendientes — facturas, packing lists o AWBs faltantes
☀️ Diario
Revisar Centro Operativo — pendientes urgentes y de alta prioridad
☀️ Diario
Actualizar estado del Tracker — si hubo movimiento en algún embarque
☀️ Diario
Revisar Payment Requests vencidos — si hay alguno en rojo atenderlo
☀️ Diario
Agregar notas de seguimiento en los embarques activos si hubo comunicación
☀️ Diario
Referencia
Checklist semanal
Lo que conviene revisar una vez por semana para mantener el sistema limpio y actualizado.
Actualizar inventario — si llegó material nuevo, ajustar con el botón ✎
📅 Semanal
Revisar lotes activos — avanzar estado de los que están listos
📅 Semanal
Cerrar embarques completados — marcar como "Cerrado" los que ya llegaron
📅 Semanal
Revisar Centro Operativo — completar o cancelar los pendientes resueltos
📅 Semanal
Actualizar barcodes o SKUs en el Diccionario si hubo cambios
📅 Semanal
Revisar Payment Requests — marcar como Pagado los que ya se liquidaron
📅 Semanal
Subir transcripción de juntas de la semana al módulo de Juntas
📅 Por junta
Referencia
Buenas prácticas
Hábitos simples que mantienen el sistema confiable y evitan errores costosos.
✅ Hacer siempre
• Revisar el Dashboard antes de cualquier acción
• Vincular embarques a lotes existentes
• Agregar notas de seguimiento cuando haya comunicación
• Marcar documentos como "Listo" cuando se envían
• Completar registros del Centro Operativo cuando se resuelven
• Subir transcripción de juntas el mismo día
• Ajustar inventario cuando llegue material nuevo
❌ Nunca hacer
• No borrar registros sin respaldo
• No duplicar órdenes, lotes o embarques
• No cambiar barcodes manualmente en los mensajes
• No crear Payment Requests sin número de referencia
• No dejar el Tracker desactualizado más de 2 días
• No ignorar alertas rojas en el Dashboard
• No activar SKU de El Ébano sin confirmar con Oralia
Regla de oro
Si algo pasó en la operación y no está registrado en la app, no existe. Todo lo que pase — correo enviado, llamada con broker, cambio de fecha, problema con documento — debe quedar como nota o registro.
Referencia
Qué hacer si algo no cuadra
Guía de diagnóstico cuando algo no se ve bien o hay inconsistencias.
ProblemaDónde revisarQué hacer
Un barcode aparece incorrecto en la Orden MixtaPestaña SKUsEditar con ✎ → actualizar barcode → regenerar la orden
El inventario no coincide con la realidadPestaña InventarioAjuste manual con ✎ — no borrar, solo corregir el número
Un lote tiene componentes faltantes que ya llegaronChecklist del loteCambiar estado del componente a "Listo" manualmente
Un embarque está detenido sin razón visibleTracker → expandirEscribir la razón en "Razón del bloqueo" → clic 🔔 para alertar
Hay pendientes duplicados en Centro OperativoCentro → filtrarCancelar el duplicado — no borrar, marcar como cancelado
Un documento aparece pendiente pero ya fue enviadoTracker → DocumentosCambiar estado a "Enviado" en el dropdown del documento
La IA no detectó pendientes en la juntaPestaña JuntasLa transcripción puede ser muy corta. Agregar pendientes manualmente en Centro Operativo
La Orden Mixta no muestra barcodesSKUs → verificarLos barcodes deben estar cargados en el Diccionario de SKUs
⚠️ Nunca borrar sin respaldo
Si hay algo que "sobra" en la app, marcarlo como Cancelado o Cerrado — no borrarlo. Los registros históricos son importantes para rastrear qué pasó en operaciones anteriores.
Referencia
Glosario rápido
Términos clave que se usan en la app y su significado operativo.
TérminoSignificado
SKUCódigo interno de producto. No va en instrucciones a fábrica
LoteGrupo de SKUs agrupados por fecha de producción o envío
AWBAir Waybill — número de guía aérea del vuelo
BrokerAgencia aduanal que gestiona el trámite de exportación/importación
HAT USAHola American Tobacco — almacén receptor en Miami
Duty FreeProductos que van al canal libre de impuestos — empaque separado
BONDEDMercancía en tránsito bajo fianza aduanal
TissuePapel de envoltura del puro. 18" para Toro/Robusto, 15" para Corona
TérminoSignificado
Packing listLista de empaque oficial — detalla contenido, peso y cajas del embarque
PedimentoDocumento aduanal mexicano para exportación
OdooSistema ERP de inventario que usa la empresa. La app no se conecta aún pero guarda los campos de referencia
Master caseCaja exterior grande que contiene múltiples cajas o bundles
BundlePresentación de 20 o 25 puros sin caja, amarrados con un anillo
Payment RequestSolicitud formal de pago o cobro vinculada a un embarque
Centro OperativoMódulo de registro de todos los pendientes y tareas del equipo
ChecklistLista de verificación de componentes necesarios por SKU en un lote